Status fra Fellesnemndas møte (september)

Representanter i Fellesnemnda. nykommuneilofoten.no

Saker behandlet i møtet

1. Orienteringer – faste poster:
   1. Orientering ved leder av fellesnemnda
   2. Orientering ved prosjektleder
2. Revidering styringsdokument for kommunesammenslutningen.
3. Revidering kommunikasjonsplan 2025–2028.
4. Orientering om status for arbeidet med fremtidig eierskap, interkommunalt samarbeid og avtaler i Vest-Lofoten kommune.
5. Kommunevåpen prosessplan.
6. Visuell profil prosessplan.
7. Intensjonsavtale om kommunesammenslutning – Vest-Lofoten kommune.

Orienteringer

Orienterte om situasjonen i Moskenes

Fellesnemnda ble orientert om situasjonen rundt kommunedirektørfunksjonen i Moskenes. Kommunestyret har oppnevnt vikar for kommunedirektøren så lenge det er behov for dette.

Prosjektleder Lill Stabell orienterer fellesnemnda om prosjektets status nykommuneilofoten.no

Orientering fra leder i fellesnemnda

Leder og nestleder i Fellesnemnda har ukentlige møter med Statsforvalteren for å sikre løpende dialog gjennom sammenslutningsprosessen.

Orientering fra prosjektleder

Prosjektleder orienterte om arbeidet som har foregått siden forrige møte i juni. Det er nå mye aktivitet på flere områder samtidig.

Samfunnsplan:
Arbeidet med en felles samfunnsplan er oppe til politisk behandling i begge kommunene. Første steg er å få på plass et kunnskapsgrunnlag for Moskenes, slik at begge kommunene har et grunnlag før arbeidet fortsetter.

Politiske reglementer:
Arbeidet med politiske reglementer og forskrifter for den nye kommunen er satt i gang. Politisk delegeringsreglement er ett eksempel på et slik dokument, som også henger sammen med hva slags politisk organisering de folkevalgte beslutter.

Vestvågøy har nylig gjort et grundig og juridisk arbeid med mange av sine reglementer, og tanken er at mye av dette kan brukes som utgangspunkt for en felles kommune.

Kommunevalg 2027:
Ved kommunevalget i 2027 skal det velges et nytt kommunestyre for Vest-Lofoten kommune.

Prosjektet venter på avklaringer fra Valgdirektoratet om blant annet rutiner ved kommunesammenslutninger, opprettelse av valgstyre og antall valgkretser. Det arbeides også med planleggingen av den praktiske gjennomføringen.

Prosjektorganisering:
Organiseringen av prosjektet revideres for å tilpasses arbeidet som pågår og som skal gjøres.

Informasjonsflyten opp og ned i prosjektorganisasjonen er blitt bedre, men det jobbes fortsatt videre med rutiner for deling. Et viktig punkt er å identifisere faste strukturer og eventuelle brudd i flyten.

Delprosjektene består av interne ressurspersoner og prosjekteiere, med bistand fra eksterne prosjektledere. Det er en tydelig bestilling og forventning om at kunnskapen og erfaringene fra arbeidet skal bli igjen i den nye kommuneorganisasjonen.

Delprosjekt digitalisering er i gang med å rigges, og vil konkretiseres mer etter hvert. Målet er å se på hvordan vi kan jobbe smartere og mer sømløst for å gjøre hverdagen og arbeidsdagen enklere for både ansatte og innbyggere som er i kontakt med tjenestene våre. Det handler ikke om ren drift eller en «digital dings», men om å ta utgangspunkt i fagkunnskapen og se på hvordan arbeidsmåter og prosesser kan forbedres. Automatisering av gjentakende oppgaver kan være en del av dette, med mål om å gjøre arbeidet enklere – ikke å erstatte mennesker.

Delprosjekt for beredskap er påbegynt.

Fellesnemndas saker

Fellesnemnda møttes i Moskenes torsdag 17. september 2026 nykommuneilofoten.no

Mål og oppgaver

Arbeidet er i rute. Oppgaver som eventuelt står uløst når den nye kommunen etableres 1. januar 2028, er ikke nødvendigvis kritiske og flere oppgaver kan tas med videre i den nye kommunen.

Prosjektorganisasjonen jobber samtidig fortløpende med å holde oversikt over kritiske oppgaver og vil følge disse tett.

Dagens ulike samarbeidsavtaler

Moskenes har i dag flere samarbeidsavtaler med Vestvågøy som gjelder den daglige driften, uavhengig av selve sammenslutningsprosjektet.

Det gjelder blant annet samarbeid innen:

• HR og økonomi
• Oppvekst
• Tekniske tjenester
• Helse og mestring

Samarbeidene bidrar også til at tjenester og ansatte blir bedre kjent med hverandre, også før den nye kommunen etableres.

Eierstyring

Det jobbes med en strategi for eierstyring og gjennomgang av dagens interkommunale samarbeidsavtaler i begge kommuner.

Siden Vest-Lofoten kommune blir en ny kommune med nytt organisasjonsnummer, må flere av dagens interkommunale avtaler sies opp formelt og deretter reforhandles eller inngås på nytt. Noen av avtalene har oppsigelsesfrister som gjør at kommunestyrene må ta stilling til dem før 1. januar 2027.

Fellesnemnda vil i neste møte i oktober få presentert evalueringer av rundt åtte konkrete samarbeid som man bør ta stilling til først.

Kommunikasjonsarenaer

Rutinene for informasjonsdeling oppdateres og skal legge til rette for mer offensiv kommunikasjon. Det er viktig å få på plass forutsigbare arenaer for informasjonsflyt, og samtidig identifisere og tette hull i informasjonslinjene som finnes i dag.

Alle som leder eller deltar i arbeidet med sammenslutningen har et felles ansvar for å melde fra når en sak kan ha informasjons- eller kommunikasjonsbehov.

Etablerte leder- og møtearenaer bør også brukes for å dele informasjon og sikre at ledere og medarbeidere blir orientert om prosessen fortløpende.

Arbeidet med kommunevåpen kan starte

Fellesnemnda har vedtatt prosessplanen for arbeidet med nytt kommunevåpen for Vest-Lofoten kommune.

Målet er å utvikle et felles kommunevåpen som representerer hele den nye kommunen. Innbyggere og lokalsamfunn skal få mulighet til å komme med ideer og innspill underveis.

Det legges opp til idéinnhenting gjennom høsten og vinteren, blant annet gjennom idéverksteder for ulike grupper. Det kan for eksempel bli aktuelt med aktiviteter på skoler, i barnehager og andre steder.

Senere skal en jury velge ut tre finalister, som bearbeides videre med faglig bistand. Når finalistene er klare, vil innbyggere få mulighet til å delta i en rådgivende avstemning.

Det nye kommunevåpenet kan etter planen vedtas rundt midten av 2027.

Ny visuell profil

Arbeidet med en ny felles visuell profil for Vest-Lofoten kommune settes også i gang parallelt.

Profilen skal gi den nye organisasjonen et mer helhetlig uttrykk på tvers av tjenester, kanaler og kontaktpunkter. Arbeidet handler blant annet om logo, farger, typografi, bilder, illustrasjoner og hvordan disse elementene brukes sammen.

Det skal også utvikles maler og verktøy som gjør det enklere for ansatte å bruke profilen i det daglige.

Politisk organisering

Hvordan den politiske organiseringen i den nye kommune skal se ut er opp til Fellesnemnda å vurdere og beslutte.

Flere deler i det videre arbeidet avhenger av dette, og fellesnemnda vil derfor sette ned et utvalg i oktober som skal se på den fremtidige politiske organiseringen.

Vil styrke lokaldemokratiet

Fellesnemnda ønsker også å legge til rette for tiltak som kan styrke lokaldemokratiet i forbindelse med etableringen av Vest-Lofoten kommune.

Det er blant annet diskutert idéer for en lokaldemokratidag med aktiviteter som kan bidra til rekruttering og engasjement, og en egen politikersamling for de folkevalgte.

Revidert intensjonsavtale mellom kommunene

Moskenes har ønsket konkretisering på enkelte punkter i den eksisterende intensjonsavtalen mellom kommunene.

Det arbeides nå med et revidert forslag. Siden kommunene er kommet langt i sammenslutningsprosessen, er planen at den reviderte avtalen skal legges frem for kommunestyrene i begge kommunene, og gå fra å være en intensjonsavtale til en avtale.