Håndtering av e-post og brev til postmottak

Hva skjer med innsendte henvendelser?

• Arkivverdig e-post eller brevpost som fører til saksbehandling skal journalføres og behandles videre i saks- og arkivsystemet i kommunen.
• Alle journalførte dokumenter vil komme på offentlig journal (postliste) på kommunens hjemmeside med 2 dagers forsinkelse.
• Henvendelser som ikke er arkivverdig eller relevante for saksbehandling, for eksempel reklame eller generell informasjon, arkivers ikke. Kommunen kan likevel videresende henvendelsen internt hvis det er behov for at noen svarer.

Journalføring

• Journalføring vil si at dokumentet blir arkivert, og dokumentet får et journalnummer i en eksisterende sak, eventuelt en ny sak, og det blir fordelt til avdeling og til saksbehandler. 
• Avsender blir lagt inn i journalen og vil være synlig på kommunens postliste.
• Kommer det anonyme brev uten avsender, blir disse journalført i sak- og arkivsystemet, men det kan ikke forventes at det vil bli fulgt opp av kommunen.

Sensitive opplysninger

• Om innsendt informasjon inneholder sensitive opplysninger vil disse bli unntatt offentlighet. Journalen kan likevel vise at dokumentet finnes, men det vil være merket med *******