Omstillingsprosjektet 2014-2016

Kommunestyret vedtok sommeren 2013 å starte en samlet gjennomgang av hele kommunens virksomhet. Målet med omstillingsprosessen var å: 

  • Utvikle Vestvågøy kommune til en attraktiv, effektiv og innovativ organisasjon, hvor tjenestetilbudet har en god kvalitetsmessig standard, som er tilpasset kommunens økonomiske og driftsmessige rammebetingelser.
  • Utvikle en organisasjon som er nytenkende, lærende og fleksibel, og som kan tilpasse seg endringer i framtiden.
  • Utvikle Vestvågøy-samfunnet til en attraktiv kommune, med vekst i innbyggertallet

BakgrunnOmstillingsprosjektet - framdriftsplan - siste - Klikk for stort bildeOmstillingsprosjektet - framdriftsplan - siste

Etter flere år med merforbruk i regnskapet, ble Vestvågøy sommeren 2013 oppført i ROBEK. Etter forslag fra ordfører vedtok da Kommunestyret

Kommunestyret vedtar å gjennomføre en helhetlig omstillingsprosess i Vestvågøy kommune. Omstillingen organiseres som et prosjekt med innkjøp av ekstern kompetanse og intern prosjektledelse. Formålet er fullstendig gjennomgang av kommunens organisering, struktur, drift og prioriteringer - med forslag til tiltak og fremtidig organisering som bringer økonomien under kontroll, snarlig uttreden av ROBEK og 3 % driftsoverskudd. 

Prosjektet ble leder av en styringsgruppe bestående av rådmannens ledergruppe, ordfører og representant fra opposisjonen, hovedtillitsvalgte og verneombud. Det ble tilsatt prosjektleder internt, og etter anbud ble PwC engasjert som ekstern prosessveileder. Formannskapet ble referansegruppe for prosjektet. Prosjektet ble finansiert dels med skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Nordland, og dels med egne kommunale midler. 

Prosjektet jobbet innenfor tre hovedområder (jfr framdriftsplan ovenfor): kostnadsreduksjoner, forbedringsarbeid og organisering. 

Kostnadsreduksjoner

Arbeidet startet med en analyserapport (PDF, 959 kB) fra konsulentfirmaet PwC, som ble levert i mai 2014. I rapporten gjennomgås økonomien i kommunen fra de 10 siste årene, en har intervjuet politikere, ledere og tillitsvalgte om deres oppfatning av situasjonen, og en har gjort grundige sammenlikninger med andre kommuner. Rapporten ble gjennomgått i flere ledersamlinger, og i en heldagssamling med Kommunestyret i juni 2014. 

På grunnlag av analyserapporten fra PwC ble det i juni 2014 oppnevnt til sammen 10 arbeidsgrupper, med mandat (PDF, 50 kB) å legge fram konkrete forslag til hvordan en kan redusere kostnadene innenfor sine områder. Arbeidsgruppene skulle beskrive tjenestetilbudet slik det nå er, beskrive hvordan tjenesten kan se ut i framtiden, og foreslå konkrete tiltak. Arbeidsgruppene ble sammensatt med ledere, fagpersoner, tillitsvalgte/verneombud og evt. brukerrepresentant. Alle arbeidsgruppene leverte sine forslag innen fristen 1. oktober. Rapportene finner du her: 

Av vedtatte tiltak er 18,6 mill kroner iverksatt per budsjett 2016. Kommunen kom i mai 2017 ut av ROBEK, etter at regnskap for 2016 ble lagt fram. 

Forbedringsarbeid

Kommunen er en stor organisasjon, med mange ulike virksomheter og et mangfold av tjenester. Her skjer det endringer hele tiden: brukerne etterspør flere, bedre og andre typer tjenester. De faglige kravene økes og endres. Lovverket utvikles, og arbeidsdelingen innenfor det offentlige blir forandret. Behovet for å ha en kommune som er nytenkende, endringsvillig og «i forkant» er derfor stort!

Analyserapport fra PwC kom med mange innspill til forbedringer, etter intervju med politikere, ledere og tillitsvalgte. Våren 2014 ble det også gjennomført en større medarbeiderundersøkelse, der 700 ansatte både svarte på spørsmål om sin arbeidssituasjon og sin arbeidsplass, og ga innspill til endringer. I tillegg kom mange av rapportene fra arbeidsgruppene med gode forslag, ikke bare til kostnads-reduksjoner, med også tiltak som gir bedre tjenester.

Kommunestyret behandlet i mai 2015 plan for forbedringsarbeid i kommunen. Det foreslås der å bruke Kontinuerlig forbedring (ofte kalt Lean) som arbeidsmetode.

For å prøve ut denne metodikken har en startet tre pilotprosjekter i april 2015, på Plan og byggesak, Tildelingsenheten og Dokumentsenteret. Arbeidet er videreført etter prosjektperioden, og er gått videre på flere enheter/avdelinger, og det er satt. Her kan du lese mer om arbeidet med Kontinuerlig forbedring (Lean).

Organisering

Hovedlinjene i organisasjonskartet i kommunen ble tegnet rundt år 2000. Etter dette er det gjort en del tilpasninger, men det kan være nødvendig med en ny større gjennomgang. Er ansvars- og arbeidsdeling tydelig? Legger modellen til rette for samarbeid og samhandling på tvers? Er kommunen organisert slik at informasjon flyter lett?

I juni 2015 vedtok kommunestyret sak med Mål og prinsipper for organisering og ledelse. Ut fra dette la en fram forslag til endret organisering i desember 2015. På noen områder så en behov for ytterligere utredninger, og tre arbeidsgrupper ble oppnevnt. Disse la fram sine rapporter i april 2016.

10. Organisering Eiendomsdrift KF, Kultur/miljø/næring og Plan/teknikk, med Ekstern evaluering av Eiendomsdrift KF fra PwC.

11: Organisering NAV og Flyktningenheten

12: Organisering Familieenheten og Barnevern

Kommunestyret vedtok forslagene i juni 2016, og endret organisering ble iverksatt høsten 2016. Det nye organisasjonskartet ser du her.

Evaluering

Styringsgruppen har utarbeidet en sluttrapport for prosjektet, som ble behandlet i kommunestyret i mars 2017.  

Fylkesmannen ga Nordlandsforskning i oppdrag å følge Omstillingsprosjektet i Vestvågøy, og de vil legge fram egen rapport på dette. Kommunen engasjerte også Nordlandsforskning å utarbeide en egen evalueringsrapport. Denne ble behandlet i Kommunestyret i september 2017. Her kan du se forsker Bjarne Lindeløv sin presentasjon (PDF, 245 kB) i kommunestyret. 

Kommunen fikk i mai 2017 Fornyingsprisen fra Fylkesmannen i Nordland for det arbeidet som er gjort.